As 7 Soluções Básicas de Tecnologia para Pequenas Empresas

O Brasil é um país de pequenas empresas, apesar de não existirem muitas iniciativas voltadas diretamente para estes pequenos negócios. Entretanto, no campo da tecnologia, há muita coisa que as empresas podem tirar benefício por um custo muito baixo ou até mesmo gratuito.

O propósito deste artigo é relacionar algumas soluções tecnológicas (produtos ou empresas) que podem ajudar as empresas pequenas a terem soluções simples e eficientes para resolver coisas do dia a dia de uma pequena empresa.

Para fins de compreensão, vamos tomar como pequena empresa uma empresa que tenha cinco computadores (sejam num só lugar ou em locais diferentes), que não tenha equipe de TI (ou seja, especialistas em tecnologia) e que estes computadores tenham acesso a internet banda larga. Estou assumindo também que estes computadores tem sistema operacional Windows da Microsoft (embora não há quase restrição nas ferramentas abaixo para que elas funcionem sob Linux). Estamos imaginando também que esta empresa resolveu usar tecnologia agora e que precisa de ajuda para decidir que coisas precisa fazer e como vai inserir a tecnologia no seu negócio.

1. Registro.br ou GoDaddy.com - O Registro.br ou o GoDaddy.com são respectivamente: a autoridade de registro de domínios no brasil (os terminados em .br) e uma das empresas que registram domínios estrangeiros (como por exemplo, um .com). Nós acreditamos que um dos primeiros passos que uma pequena empresa fazer é estabelecer alguma presença na internet. O primeiro passo para isso é criar um domínio qualquer, que tenha relação com o nome da sua empresa ou seu negócio. No Registro.br ou no GoDaddy.com, você pode dar o primeiro passo na internet, criando este domínio.

2. Hospedagem do domínio - Uma vez registrado o seu domínio, você precisará hospedá-lo em algum lugar. A GoDaddy.com tem preços interessantes para este serviço, mas eu particularmente prefiro hospedar aqui no Brasil. Neste caso, recomendo usarem provedores locais, como por exemplo a Locaweb ou a Espaço Hospedagem - ambos são serviços decentes, e com planos de acordo com o tamanho do bolso da sua empresa. Uma vez hospedado, você terá direito a algumas coisas básicas, e estará pensando no seu site. Mas há muita coisa em que pensar antes do seu site...

3. Google Apps for your Domain - Com esta solução (Aplicações do Google para o seu domínio) uma pequena empresa tem acesso a uma série de recursos que estão disponíveis em soluções usadas em grandes empresas. Basicamente o Google Apps for Your Domain fornece quatro ferramentas básicas para colaboração de uma equipe de trabalho. a visão de uma equipe de trabalho, numa pequena empresa, é que ela precisa ter acesso a algumas informações compartilhadas e a trocar informações. Neste aspecto, o Google Apps for Your Domain oferece 4 coisas muito úteis, gerenciadas de forma integrada:

• GMail - o Gmail é a plataforma de e-mail do Google. Foi um dos primeiros serviços a lançar caixas postais com tamanho superior a 1GB no mundo. Quando usado dentro do Google Apps for Your Domain, você mesmo criará até 25 e-mails (e redirecionamentos) do seu domínio, ou seja @seudominio.com (para isso você precisará validar que o domínio é mesmo seu, mas os passos são simples). A interface do Google Apps for Your Domain é em inglês, mas você poderá usar o GMail normalmente, com uma das muitas linguas disponíveis, inclusive o português do Brasil. É uma solução gratuita que substitui o custo de ter um servidor de e-mail local, hospedagem de caixas postais, etc.;
  
• GoogleCalendar - Apesar de ainda estar em versão beta e de ter sido lançado recentemente, o Google Calendar, é uma mão na roda. Dentro do Google Apps for Your Domain, ele permite que todo o grupo de trabalho compartilhe seus compromissos. Isso ajuda bastante na hora de marcar uma reunião, planejar eventos, tarefas, etc. Esta solução elimina um custo de um servidor dedicado para isso e funciona bem como a maioria dos Groupwares do mercado.;
• GTalk - Complementando as duas soluções acima, e visando ainda mais a integração da equipe, o GTalk atua como mais um comunicador de mensagens instantâneas. A principal vantagem é que ele funciona dentro da interface do GMail, ou seja, não preciso instalar nenhuma aplicação, ele está lá. É particularmente útil pra quem tem escritórios remotos.;
• Google Page Creator - Com ele você pode até colocar um pequeno site no ar, se precisar de grandes conhecimentos técnicos. Não vai ficar lindo, mas já é alguma coisa - melhor do que nada.
  

Bom, se você topou a idéia, até aqui você tem ferramentas de integração da sua equipe - ela pode colaborar de forma integrada e gerenciada por você. Tudo com um mínimo custo. Mas ainda há mais coisas que podem ser feitas para tirar proveito da tecnologia aliada ao seu negócio:

4. FolderShare - Esta pequena aplicação, de uma empresa que foi adquirida pela Microsoft permite que você crie pastas compartilhadas pela internet. Por exemplo, vamos imaginar que você tenha uma pasta chamada Clientes e dentro dela diversas pastas com informações de seus clientes. Mas esta informação precisa estar disponível para você, seu contador que fica no centro da cidade ou ainda um colega de trabalho que trabalha de casa. O FolderShare compartilha esta pasta com os clientes ou com a sua equipe, sem maiores complicações. E está em português!

5. BrOffice (ou OpenOffice) - É indiscutivel, para qualquer pequeno negócio, a necessidade das aplicações de escritório (processador de texto, planilha e aplicação de apresentações). O OpenOffice é uma alterantiva gratuita e bastante fácil de usar. Possui compatibilidade suficiente (para a maioria dos usuários) com os recursos do word, Excel e PowerPoint da Microsoft. Ainda assim, se você não quer usar outra coisa que não este produtos mesmo, não dê bobeira: na hora de comprar o micro, já compre com estas licenças da Microsoft - sai muito mais barato. O OpenOffice ainda tem recursos para desenho vetorial e para banco de dados.

6. LogMeIn - Alguma vez ou outra você poderá ter uma destas duas necessidades:

• Fazer uma apresentação de um produto/serviço ou negócio para uma pessoa (cliente, parceiro, fornecedor) que esteja longe de você ou
• Ajudar uma pessoa da sua equipe (remota) que esteja com algum problema num programa de computador.
  

O LogMeIn é uma ferramenta paga (mas que tem uma versão gratuita bastante funcional) que permite atender os dois objetivos acima. Com ela, você mesmo é capaz de acessar uma máquina remota pela web (sem se preocupar com configurações técnicas como firewalls, portas, etc) e mostrar o seu desktop a um terceiro tambem pela web.

7. Skype - Por fim, a mais importante solução para pequenas empresas, tipicamente com orçamentos limitados: o Skype. Com o uso da tecnologia de voz sobre ip (VoIP), o Skype consegue que qualquer pessoa com link internet fale com qualquer pessoa no mundo, seja via internet ou via telefone fixo. Você ainda pode contratar um pacote de minutos para fazer ligações de telefonia fixa (chamado SkypeOut ) e contratar o Skype In para ter um número de telefone fixo também). A grande vantagem desta solução é o custo - cada minuto no SkypeOut é muito mais barato do que o da operadora de telefonia local, mesmo para ligações locais.

Existem muitas outras soluções tecnológicas que podem ajudar você e seu negócio. Esta é uma lista pequena, destinada a ajudar você a começar a tirar proveito da tecnologia. Sucesso!